Digital Asset Management Hintergrund

Digital Asset Management

Medien digital verwalten und verfügbar machen

 

 

 

Digital Asset Management Mediadatenbank

Die Verwaltung von digitalen Medien mit einem Digital Asset Management (DAM)

Hier ein Bild, dort ein Video und irgendwo ein Ordner mit den Präsentationen des letzten Jahres. So chaotisch, wie es teilweise auf dem eigenen Desktop zugeht, so unorganisiert sind auch manche Laufwerke von Unternehmen, die als Medienablage genutzt werden. Doch gerade im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Konzentration auf Online-Inhalte im Marketing wird der Zugriff auf digitale Dateien, auch Assets genannt, immer wichtiger. Diese werden jedoch immer noch oft einfach lokal auf einzelnen Rechnern gespeichert und müssen somit gesucht oder sogar mehrmals gekauft werden. Ein Digital Asset Management, kurz DAM, hilft Unternehmen dabei ihre Assets und den digitalen Content zu verwalten, zentral zugreifbar zu machen und direkt für Prozesse wie das Marketing bereitzustellen.

Was ist ein Digital Asset Management?

Hier ein Bild, dort ein Video und irgendwo ein Ordner mit den Präsentationen des letzten Jahres. So chaotisch, wie es teilweise auf dem eigenen Desktop zugeht, so unorganisiert sind auch manche Laufwerke von Unternehmen, die als Medienablage genutzt werden. Doch gerade im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Konzentration auf Online-Inhalte im Marketing wird der Zugriff auf digitale Dateien, auch Assets genannt, immer wichtiger. Diese werden jedoch immer noch oft einfach lokal auf einzelnen Rechnern gespeichert und müssen somit gesucht oder sogar mehrmals gekauft werden. Ein Digital Asset Management, kurz DAM, hilft Unternehmen dabei ihre Assets und den digitalen Content zu verwalten, zentral zugreifbar zu machen und direkt für Prozesse wie das Marketing bereitzustellen.

Digital Asset Management Überblick

Welche Funktionen bringt ein DAM mit?

Digital Asset Management Import und Export von Dateien

Import & Export Dateien

Digital Asset Management Übersicht und Auffindbarkeit

Übersicht und Auffindbarkeit

Digital Asset Management Archivierung

Archivierung

Digital Asset Management Einheitliches Corporate Design

Einheitliches Corporate Design

Digital Asset Management Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Digital Asset Management Integration in andere Systeme

Integration in andere Systeme

Dateien finden und organisieren

Ein Digital Asset Management (DAM) kann im Marketing und im Unternehmen viele Arbeitsschritte erleichtern und produktiver gestalten. Der wichtigste Punkt im Digital Asset Management (DAM) ist es eine Plattform zu schaffen, auf der alle Assets und Inhalte einfach zu finden sind. Dies geschieht, indem alle Bilder, Videos, Content und sonstige Mediendateien hierhin importiert werden. Aus dieser Sammlung können nun an anderer Stelle, wie zum Beispiel in der Erstellung von Werbemitteln im Marketing, genau die Assets und der Content heruntergeladen und exportiert werden, die für den geplanten Arbeitsschritt notwendig sind. Um es zu ermöglichen, in kürzester Zeit das richtige Asset zu finden, können zusätzliche Metadaten an den Dateien hinterlegt werden, die bei der Recherche und Übersichtlichkeit unterstützen. So kann zum Beispiel nach den Eigenschaften eines Bildes gesucht und gefiltert werden. Ein weiterer Vorteil dieser zentralen Speicherung ist, dass im selben Zug auch eine Archivierung aller digitalen Assets stattfindet, somit geht nichts verloren und muss nicht mehrmals erworben werden.

Brand Management

Neben der Verwendung als Datenbank, kann ein DAM-System zusätzlich als Brand Portal Lösung verwendet werden, um auf eine einheitliche Umsetzung der Corporate Identity im Marketing zu achten und allen Beteiligten im Unternehmen die nötigen Informationen zu liefern. Zudem kann durch die automatische Generierung von Wasserzeichen und anderen Erkennungsmerkmalen auch eine Einheitlichkeit gewährleistet werden. Durch die Speicherung an einem zentralen Ort, kann in den meisten Fällen auch zeit- und ortsunabhängig (z. B. auch von unterschiedlichen Teams) einfach auf die Assets zugegriffen werden, was vor allem in der flexiblen Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts von großem Vorteil ist. Um die Arbeitsschritte noch weiter zu vereinfachen bietet ein DAM-System meist auch die Möglichkeit, diese mit anderen Systemen zu verbinden (via Schnittstellen). So können zum Beispiel eine Webshop Lösung, Web-to-Print Systeme oder Marketing Management Systeme durch die Integration direkt auf die einzelnen, digitalen Assets zugreifen, die aber physikalisch noch in der DAM-Software liegen.

Welche Vorteile bietet ein Digital Asset Management?

  • Geordnetes Ablegen von Dateien (digitale Assets) und Content
  • Einfaches Suchen und Finden der Assets und Inhalte durch Metadaten
  • Einfaches Teilen von Dateien innerhalb eines Unternehmens bzw. zwischen Partnern und Teams
  • Hohe Markenkonsistenz (Corporate Identity) in verschiedenen Projekten
  • Gemeinsames Nutzen von Dateien (digitale Assets)
  • Erhöhung der Sicherheit (weniger verlorener Content)
  • Zeitersparnis und mehr Produktivität
  • Einsparung des lokalen Speicherplatzes
  • Cloudbasierte Systeme sind von überall abrufbar
  • Verwaltung von Verbreitungs- und Urheberrechten

In welchen Bereichen wird eine DAM-Software eingesetzt?

Um diese Vorteile und Funktionen zu nutzen und zu sehen, ob sich eine Digital Asset Management Software auch für das eigene Unternehmen anbietet, empfiehlt es sich die Einsatzbereiche genauer zu betrachten. An sich kann eine DAM Lösung in allen Bereichen eingesetzt werden, in denen mit digitalen Inhalten gearbeitet wird. Vor allem bietet sich das im Digital- und Online-Bereich sowie im Marketing an. Branchen die schon seit längerem solche Datenbanksysteme benutzen sind sie Musik- und Filmindustrie sowie in der Fotografie. Aber nicht nur im Medienbereich ist es wichtig die Inhalte richtig zu verwalten, auch kleinere Start-ups und große Konzerne nutzen bereits DAM, um ihre Prozesse zu vereinfachen und den Mitarbeitern und Teams eine einheitliche Anlaufstelle für digitale Assets zu ermöglichen. Hier ist es vor allem das Marketing, der Vertrieb und die PR-Abteilung, die durch das Digital Asset Management die Inhalte findet, die es für die eigene Arbeit braucht. Sie verwenden die Bilder und Inhalte meist für das Layout von Werbematerialien oder die Erstellung von Präsentationen. In der Pressearbeit und auch in der Zusammenarbeit mit Agenturen und Partnern bietet sich eine DAM-Software vor allem zum Dateiaustausch an. Alles in allem bedeutet es, dass ein Digital Asset Management für Unternehmen, die mit Bildern oder digitalem Content arbeiten, relevant ist.

Wie wähle ich die richtige Software aus?

  • Überblick verschaffen: Mit potenziellen Nutzern sprechen, ob Ein System bei der täglichen Arbeit unterstützen kann
  • Funktionen identifizieren: Die wichtigsten Funktionen und Vorteile priorisieren und auswählen  Ersparnisse erkennen: Wie sehr lohnt sich das System im ROI?
  • Bezahlart des Systems festlegen: Einmaliger Erwerb oder Software as a Service?
  • Verwaltung der Dateien untersuchen: Wie soll anhand von Metadaten (Tags) organisiert werden?
  • Nutzerzahl und Speicherplatz kalkulieren: Wie viele Nutzer und Speicherplatz werden in der DAM Lösung benötigt?

Wie kann ich ein DAM-System beziehen?

Softwarekauf

Ein solches lizenzbasiertes Management System wird nach dem Kauf auf den einzelnen Rechnern oder im internen Unternehmensnetzwerk installiert. Um gegenseitig auf den Content zugreifen zu können, müssen sich die Mitarbeiter und Partner* der Brand somit im gleichen Netzwerk befinden. Der anfängliche Kauf des Digital Asset Managements ist als einmalige, größere Investition zu sehen. Häufig müssen zusätzliche jährliche Wartungsgebühren (ca. 20 % des Kaufpreises) gezahlt werden, damit einem die neuste Softwareversion zur Verfügung gestellt wird. Nur dann kann sichergestellt werden, dass auch Fehlerbehebungen und Sicherheitslücken durch den Anbieter behoben werden.

Software-as-a-Service (SaaS)

Bei SaaS-Systemen handelt es sich um ein Cloudhosting, bei dem das System nicht auf den Rechnern, sondern online über eine Web-App verfügbar gemacht wird. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter von jedem Standort auf die Bilder, Videos, Präsentationen, Content und Inhalte zugreifen können. Sie benötigen lediglich eine bestehende Internetverbindung. Jedoch ist der Bezug anhand eines Cloudsystems mit monatlichen Mietkosten verbunden. Anhand dieses Abonnements der Software werden Nutzer jedoch mit Neuerungen und Updates versorgt.