Web-to-Publish mit dem Marketingportal

Web-to-Publish

 

Mit Web-to-Publish den crossmedialen Herausforderungen trotzen

Die Zeiten, in denen es genügte nur Offline-Marketing zu betreiben und bei Veranstaltungen gedruckte Informationsmaterialien zu verteilen, gehören der Vergangenheit an. Dabei darf der Print-Bereich nicht komplett außer Acht gelassen werden, da er immer noch eine gute Lösung bietet um auch physisch Kontakt zu den Kunden aufzubauen. Die Medienwelt ist heutzutage stark crossmedial aufgebaut. Kunden informieren sich nicht mehr nur gezielt über Print, sondern werden in allen Lebenslagen mit Informationen zu neuen Produkten und Unternehmen überhäuft. Allein auf dem Weg zur Arbeit können potenzielle Interessenten auf vielen verschiedenen Wegen erreicht werden. Sei es auf dem Großflächenplakat neben der Haltestelle, dem Infoscreen in der U-Bahn oder durch soziale Medien und Websites auf dem Smartphone. Um diese online Strategie auch für lokale Partner möglich zu machen, bieten sich Web to Publish Systeme an.

Was ist Web-to-Publish?

Das Management all dieser Medienkanäle, um ein einheitliches Bild der Marke zu vermitteln, kann gerade im dezentralen Marketing zu einer großen Herausforderung werden. Web to Publish Systeme verbinden die Produktion des Marketingmaterials direkt mit der Werbemittel-Aussteuerung an Vertriebs- und Absatzpartner. So können auf einer Plattform die Werbemittel erstellt, angepasst und im nächsten Schritt direkt verteilt werden. Durch die Einbindung von unterschiedlichen Partnern können auf diese Art und Weise Produkte im Print genauso erstellt und gedruckt werden (klassisch Web-to-Print) wie digitale Anzeigen und Social Media-Beiträge. Durch die Zusammenführung aller Offline- und Online-Werbemaßnahmen in ein System bietet Web-to-Publish eine gute Grundlage, um einheitlich auf allen Kanälen zu kommunizieren und das Management der Werbemittel in einem Shop zu verbinden.

Vorteile von Web-to-Publish Systemen

Die meisten Web to Publish Systeme sind darauf ausgelegt, die Dokumente und Werbemittel zu personalisieren und für den eigenen Alltag der Brand anzupassen. Dieses Vorgehen ist perfekt für das Management von dezentralen Marketingstrategien, bei denen einzelne lokale Partner auf ihre Produkte hinweisen und Kunden ansprechen wollen, ohne die Corporate Identity der Brand aus den Augen zu verlieren. Die Systeme bieten die Möglichkeit, dass zentral gesteuert werden kann, welche Inhalte des Materials personalisiert und individualisiert werden können. Dabei ist es egal, ob es sich um eine Broschüre oder ein Social Media-Beitrag handelt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Prüfung der Daten. Durch das Konsolidieren in einem System kann es zudem möglich gemacht werden, dass die Inhalte noch einmal geprüft werden, bevor sie letztendlich publiziert oder gedruckt werden können.

  • Einfache Wahrung der Corporate Identity
  • Zentrales Management über Vorlagen
  • Individuelle Anpassung je nach Partner und Zielgruppe
  • Integrierte Prüfung der Daten
  • Direktes Fertigstellen und Publishing der Werbemittel

Wie funktioniert ein Web-to-Publish System?

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1. Werbemittel auswählen

Nicht nur im Print, auch online und digital, bietet das Marketing viele verschieden Lösungen um auf seine Brand aufmerksam zu machen. Somit ist der erste Schritt, das richtige Werbemittel auszuwählen. Hierbei können klassische Web-to-Print Produkte, digitale Anzeigen, Out-of-Home Produkte, aber auch Anzeigen auf sozialen Medien sowie Video- und Audioproduktionen im Shop ausgewählt werden.

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2. Vorlagen individualisieren

Durch die vorlagenbasierte Arbeitsweise kann der Partner das Print- oder Online-Werbemittel ganz nach den individuellen und lokalen Bedürfnissen direkt im Shop bearbeiten. Somit lassen sich die Vorlagen im Unternehmen ideal auch für das lokale und dezentrale Marketing nutzen. Das führt dazu, dass die Werbemittel an jedem Standort ideal auf die Kunden zugeschnitten werden können.

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3. Werbemittel veröffentlichen

Im nächsten Schritt können die erstellten Werbemittel über das Web-to-Publish-System direkt an den Endkunden transportiert werden. Das Unternehmen muss sich nach den Bestellen nicht mehr um die Verwirklichung kümmern. Durch den direkten Kontakt mit den Dienstleistern kann auch im Nachhinein sichergestellt werden, dass das Publishing ganz nach den eigenen Wünschen passiert.

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4. Ergebnisse analysieren

Die integrierten Analysen erlauben es auch nach dem Publishing zu analysieren, welche Werbemittel, wann veröffentlicht wurden und wie das Budget verteilt wurde. Dies ermöglicht es jedem Partner, einen Überblick über die verschiedenen Werbemaßnahmen zu behalten und die bestmöglichen Lösungen für die Zukunft herauszuarbeiten. Anhand dieser Daten können im Nachhinein neue Marketing Kampagnen geplant und durchgeführt werden.

Integration ins eigene System

Um das Web to Publish System ideal zu nutzen, ist es in vielen Fällen möglich, das Programm in die eigene Softwarestruktur zu integrieren. So können beispielsweise Datenbanken, wie das Digital Asset Management (DAM) oder CRM-Systeme direkt integriert werden. So werden die Daten im Idealfall direkt bezogen und müssen nicht bei jedem Werbemittel neu importiert werden. Zudem kann das Web to Publish System mit anderen vorhandenen Systemen, wie beispielsweise einem Shop, kombiniert werden, um möglichst alle marketingrelevanten Bereiche auf einer Plattform zu vereinen und einen bestmöglichen Workflow zu ermöglichen.

Welche Software-Lösungen gibt es?

Software kaufen

Beim Kauf einer Software, wird einmalig die Lizenz des Programms erworben. Danach ist dieses im Besitz des Unternehmens und kann auf die verschiedenen lokalen Rechner oder auf einem eigenen Server installiert werden. Oftmals kann die Software beim Kauf einmalig an die speziellen Bedürfnisse und Wünsche im Unternehmen und der Brand angepasst werden. Erweiterungen und Updates müssen jedoch neu erworben werden.

Software as a Service (SaaS) beziehen

Im Vergleich dazu bietet sich die Möglichkeit, das System über Cloud Lösungen (Software-as-a-Service) zu beziehen. Hierbei wird das Programm als Web-Applikation bezogen und die Nutzer erhalten lediglich einen Zugang zum System. Diese Software wird nicht einmal erworben, sondern monatlich über ein Abo-System angemietet. Somit müssen Nutzer zwar immer über eine aktive Internetverbindung verfügen, das System wird jedoch ständig aktualisiert und weiterentwickelt und ist auch nach einer gewissen Nutzungsdauer noch aktuell und leistungsfähig.

Integriert in einem Marketingportal

Neben dem direkten Bezug von Web to Publish Systemen, bietet sich die Möglichkeit in ein komplettes Marketingportal zu investieren. Hierbei werden nicht nur Webemittel für die Digital- und Online-Welt erstellt und produziert, sondern auch klassische Web-to-Print Produkte oder Video- und Audioinhalte. Das Marketingportal bietet die Lösung, sämtliche Marketingbereiche auf einem System zu verbinden und somit möglichst effizient zu arbeiten. Auch hier bietet sich die Möglichkeit, die Software zu kaufen oder als Web-Applikation zu beziehen.

Übersicht der häufigsten Fragen

Web-to-Publish ist neben der klassischen Web-to-Print Technologie, eine Möglichkeit einfache Individualisierungen auf Marketingmaterialien vorzunehmen. Hierzu werden im System Vorlagen (Templates) erstellt, welche von den Nutzern im Editor geändert und ergänzt werden können. Diese Technologie bietet die Möglichkeit Marketingmaterialien (Anzeigen, Videos, Out-of-Home-Produkte, etc.) online zu bearbeiten und durch die angebundenen Dienstleister direkt zu veröffentlichen oder in den Druck zu gehen. So können in nur einem Portal beliebige Werbemittel bereitgestellt werden, die durch Mitarbeiter und Vertriebspartner individualisiert und bestellt werden können.


Über ein Web-to-Publish-System können alle Werbemittel erstellt werden, die durch das Unternehmen bereitgestellt werden. Der Auswahl sind hier keine Grenzen gesetzt. Im Editor können Online-Werbemittel (Social Media, Bannerwerbung, Ads, usw.) genauso erstellt werden wie gedruckte Materialien (Flyer, Postkarten, Plakate, usw.), Outdoor-Werbung und digitale Inhalte wie Audio- und Videoproduktionen.


Ein Web-to-Publish-System ist vor allem für Unternehmen interessant, die zwar individuelle, aber doch einheitlich (CD-konforme) Werbemittel erstellen wollen. Es eignet sich besonders für dezentral organisierte Unternehmensformen oder Unternehmen mit vielen einzelnen Vertriebs- und Absatzpartnern, die standardisierte Marketingmaterialien benötigen.


Die Kosten für ein Web-to-Publish-System sind abhängig von der Anzahl der Nutzer. Die Kosten setzen sich aus dem generellen Hosting, der Wartung und der Weiterentwicklung des Systems zusammen. Bei Interesse kommen Sie gerne auf uns zu und wir lassen Ihnen unsere individuellen Preise zukommen.


Um das Basissystem zu nutzen, reichen bereits 48 h. Daraufhin können Schnittstellen zu Dienstleistern, CRM- und DAM-Systemen integriert und Sonderwünsche programmiert werden. Nach der Bereitstellung können Sie bereits mit dem Erstellen und der Pflege von Templates und Artikeln beginnen.


Welche individuellen Kosten Sie in Ihrem Unternehmen sparen, kann nur durch eine Prozesskostenrechnung festgestellt werden. In unserem Whitepaper und gerne auch mit unserer Hilfe können Sie sehen, wie man Prozesse analysiert und die Kosten vergleicht. Generell können Kosten durch die vorlagenbasierte Erstellung von Werbemitteln und Arbeitszeit für Abstimmungsprozesse und Freigaben gespart werden.


Ein Web-to-Publish-System und ein Marketingportal weisen viele Parallelen auf. Auf beiden Plattformen können Marketingmaterialien für verschiedene Werbeformen erstellt werden (anders als in einem Web-to-Print-System). Das Web-to-Publish-System konzentriert sich allerdings nur auf die reine Werbemittelerstellung und die Abstimmungen hierzu. In einem Marketingportal hingegen können auch Bereiche zu Budgetplanung, Analyse und ein Brand Center integriert werden.


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