Mit einem Web2Print System Ihre internen Bestellprozesse
von Marketingmaterial optimieren

Das Web2Print System für optimale Bestell- und Produktionsprozesse von Marketingmaterial in Ihrem Unternehmen

Das Web2Print System von Local Brand X kann Ihnen dabei helfen, Ihre internen Prozesse zur Erstellung und Produktion von Printartikeln gezielt zu verbessern und effizienter durchzuführen. Das System ermöglicht es Ihnen alle Print-Dokumente und Werbemittel Ihren Nutzern und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, individuelle Produkte zu produzieren und automatisiert und effizient zu agieren.

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Das Web2Print System für optimale Bestell- und Produktionsprozesse
Welche Vorteile bietet ein Web-to-Print-System

Welche Vorteile bietet ein Web2Print Portal?

Zeit und Kosten einsparen
Durch das Bereitstellen der Druckmittel als Vorlage können die einzelnen Nutzer sich Ihre Artikel wie Visitenkarten, Broschüren oder Plakate selbst erstellen und direkt an die angebundenen Druckpartner weiterleiten. Dadurch kann vor allem Zeit, für Abstimmungsprozesse und individuelle Wünsche, gespart werden. Zudem wird dadurch ein effizienterer Bestellprozess gefördert, der letztendlich auch einiges an Prozesskosten einsparen kann.

Einheitliche Druckprodukte und Wahrung des Corporate Designs
Die Nutzung von Templates führt zudem dazu, dass trotz der Individualisierungen und persönlichen Erstellung der einzelnen Artikel, das Corporate Design zu jeder Zeit gewahrt bleibt. So können Ihre Mitarbeiter und Nutzer dazu beitragen, dass das einheitliche Markenbild zu jeder Zeit gewahrt bleibt.

Direkte Anbindung von Dienstleistern und Druckereien
Die direkte Anbindung von Dienstleistern, wie beispielsweise Druckereien, führt dazu, dass die Druckdaten direkt weitergeleitet und das Produkt unmittelbar produziert werden können. Daraus entsteht ein sehr effizienter Bestellprozess und ein generell schnellerer Time-to-Market.

 

Die Erstellung und Produktion aller Printprodukte in einem System

Ausgewählte Druckartikel im Web2Print System

Ein Web2Print System auswählen

Das richtige Web2Print-System zu wählen hängt vor allem von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeiter ab. Wer soll dieses System nutzen? Welche Funktionen soll das Web2Print-Portal mit sich bringen? Wie viel Budget können und möchten Sie für die Implementierung verwenden? Alle diese Fragen sind wichtig bei der Auswahl des richtigen Systems. Um die Entscheidung zu erleichtern, finden Sie hier verschiedene Fragen, die Sie sich stellen müssen:

Ein Web2Print System auswählen

1. Kauf vs. Bestellvolumen vs. Cloud

Kauf (On Premise)
Ein Web2Print-Portal zu kaufen bedeutet, dass Sie die Lizenz für eine Software erwerben und diese auf Ihren eigenen Servern installieren. Dadurch können Ihre Nutzer auf den Service zugreifen und das Portal bei Bedarf ausschließlich in Ihrem internen Firmennetzwerk nutzen. Durch das einmalige Erwerben der Software entscheiden Sie sich für die zum Zeitpunkt des Kaufs aktuelle Version der Software, Updates und Wartungen sind im Kaufpreis meist nicht enthalten und auch für das Hosting können zusätzliche Kosten anfallen. Jedoch bieten viele Anbieter zum Kauf erste Schulungen und Einführungsseminare für Ihre Nutzer.

Bestellvolumen
Um dieses einmalige große Investment zu umgehen und eine vorerst günstigere Variante eines Web2Print Systems zu nutzen, empfiehlt sich eine Beteiligung am Bestellvolumen. In diesem Fall wird Ihnen das System kostenlos zu Verfügung gestellt, sie verpflichten sich allerdings dazu, einen gewissen Prozentsatz jedes Bestellumsatzes an den Betreiber des Portals abzugeben. Dies kann vor allem bei vielen Mitarbeitern und Nutzern und einem hohen Bestellaufkommen schnell höhere Kosten verursachen als eine Lizenz zu erwerben. Für kleinere Unternehmen oder falls Sie zum ersten Mal ein Web2Print System testen möchten, ist es allerdings eine relativ risikoarme Variante.

Cloudlösung
Eine andere Variante, ein Web2Print System zu nutzen, ist, das Portal als Software-as-a-Service zu mieten. Diese Cloud-Lösungen funktionieren ähnlich wie eine On Premise-Lösung, jedoch wird die Lizenz nicht einmalig erworben, sondern monatlich gemietet. Durch diese Mietgebühren wird Ihnen der Service als Webapplikation zu Verfügung gestellt und kann von allen Ihren Nutzern auf den privaten Rechnern abgerufen und genutzt werden, ohne eine zusätzliche Installation durchzuführen. Diese Variante bietet zudem den Vorteil, dass der Betreiber die Software regelmäßig wartet und immer auf den neuesten Stand bringt. Somit erhalten Sie in den meisten Fällen kostenlose Aktualisierungen und Optimierungen.

2. Verschiedene Anbieter oder Alles-in-Einem?

Multiple Lösungen
In den meisten Fällen ist die Web2Print Lösung nicht die einzige Software ist, die Sie für Ihre internen Prozesse benötigen. Auch weitere Systeme wie ein Digital Asset Management (Mediendatenbank), ein CRM-System oder ein Messenger-System helfen meist dabei Bestellprozesse und interne Abläufe zu unterstützen. Sie können natürlich für jede Software den geeigneten Partner* und Anbieter wählen, welcher am besten zu Ihren Bedürfnissen und Vorstellungen passt. Hierbei müssen Sie allerdings bedenken, dass bei jeder neuen Software Kosten und Zeitaufwand für die Implementierung hinzukommen. Um die verschiedenen Systeme zu vernetzen, benötigen Sie zudem das technische Know-how und kompatible Schnittstellen.

All-in-One-Lösung
Falls Sie bisher jedoch kaum Softwareunterstützung genutzt haben oder in Ihrem Unternehmen kaum auf IT-Ressourcen zurückgreifen können, bietet sich ein Web2Print System an, welches noch weitere IT-Systeme integriert hat. Diese Rundum-Sorglos-Lösungen enthalten nicht nur die Möglichkeit, Printprodukte zu erstellen und beziehen, sondern können verschiedene interne Bestell- und Abstimmungsprozesse erleichtern. Hierbei können Features wie ein Nachrichtensystem, eine integrierte Mediendatenbank (DAM) oder ein Warenwirtschaftssystem für die Verwaltung von Lagerbeständem genutzt werden.

3. Welche Schnittstellen brauchen Sie?

Je nachdem ob Sie sich für eine All-in-One-Lösung entscheiden oder bereits vorhandene IT-Systeme behalten wollen beziehungsweise andere Softwarelösungen mit dem Web2Print-System kombinieren möchten, sollten Sie sich Gedanken über die benötigten Schnittstellen machen. Sie können das Web2Print-System an Systeme wie ein PIM-, DAM- oder CRM-System anschließen und somit automatisiert Daten abrufen und diese im System nutzen. Vor der Implementierung ist es deshalb wichtig herauszufinden, welche Systeme erhalten bleiben oder in das Portal integriert werden müssen.

 

Welche Schnittstellen brauchen Sie?

4. Was kostet es?

JJe nach Auswahl des richtigen Web2Print-Systems ergibt sich auch die Preisspanne. Für eine Cloud-Lösung fallen monatliche Gebühren an, die sich nach der Anzahl der Nutzer richtet (Beispiel für 1.000 Mitarbeiter: 12.000 Euro im Monat, macht 12.000 Euro im Jahr). Bei On-Premise-Lösungen gibt es dagegen häufig eine einmalige Lizenzgebühr, z.B. 10.000 Euro. Jedoch kommen hier Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung hinzu, die die betriebseigenen Mitarbeiter übernehmen müssen.

 

Das Web2Print Portal implementieren

Ja nach Wünschen und zusätzlichen Entwicklungen kann die benötigte Zeit zum Bereitstellen des Web2Print Systems variieren. Das Standardsystem kann jedoch bereits 48h nach der Buchung stehen und genutzt werden. Für Schnittstellen und individuelle Wünsche sowie das Integrieren von Artikeln und Templates benötigt daraufhin noch etwas mehr Zeit, in der Sie der Anbieter jedoch unterstützen kann.

Das Web2Print Portal implementieren

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