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Web-to-Print: Was ist das?

Mit Web-to-Print erstellen Sie mit wenigen Klicks individualisierte Werbemittel auf Basis vordefinierter Mastervorlagen.
 

Web-to-Print Darstellung Editor

Was ist Web-to-Print?

Web to Print ist ein einfacher und kostengünstiger Weg zur Produktion personalisierter Drucksachen. Ortsunabhängig können Individualisierungen von Vorlagen, sogenannten Templates, vorgenommen werden. Durch die automatisierte, internetbasierte Übermittlung von Druckdaten erleichtern Web-to-Print Lösungen den Druck personalisierter Werbemittel und Produkte und verschlankt Kommunikationsprozesse zwischen Ihren Vertriebs- und Absatzpartnern, Niederlassungen, Filialen und der zentralen Marketingabteilung. Außenstellen können Druckprodukte frei nach Ihren Bedürfnissen anpassen und drucken lassen, ohne sich unnötige Gedanken über das richtige Design zu machen. Vorkenntnisse sind hierfür nicht notwendig, da die Wahrung des Corporate Design durch die Templates der Brand immer gewährleistet wird. Eine Web-to-Print Software wird genau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt und umfasst eine Vielzahl möglicher Leistungen: Plakate, Flyer oder Visitenkarten (Geschäftsausstattung) lassen sich genauso einfach erstellen und drucken wie Aufsteller oder Verkaufsunterlagen. Die Druckdokumente werden noch im System überprüft und an die Druckerei übermittelt oder können über das Web-to-Print-System direkt heruntergeladen werden. So gelingen erfolgreiche Marketingkampagnen, die sich an den Bedürfnissen der Kunden vor Ort orientieren.

Online Editor Bearbeitungsassistent Web-to-Print

Warum ist Web-to-Print für Sie wichtig?

Die Vorteile von Web-to-Print sind vielfältig. Doch passt ein Web-to-Print System wirklich zu Ihren Bedürfnissen? Wann lohnt es sich wirklich in eine Web to Print Software zu investieren?

Web-to-Print ist in dem Moment für Ihre Brand von Vorteil, wenn Sie ein Interesse an erfolgreichen Marketingkampagnen bzw. Marketingautomation haben, die so genau wie möglich auf Ihre Vertriebs- und Absatzpartner, Niederlassungen und Filialen zugeschnitten sind. Das kann bei einer Vielzahl von Außenstellen problematisch werden. Dank einer Web-to-Print Software können Partner allerdings einfach basierend auf Ihrem aktuellen Bedarf Drucksachen bestellen und der Zielgruppe vor Ort genau das bieten, was diese brauchen. Durch diese eigenverantwortlichen Individualisierungsmöglichkeiten der Produkte wird die zentrale Marketingabteilung entlastet und kann ihre Kapazitäten größeren Projekten zuwenden. Außerdem kommt es durch das einfache Erstellen von Drucksachen und die direkte Übermittlung der Druckdaten an die Druckerei zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen. Dadurch ist Web-to-Print nicht nur schnell, einfach und stärkt die Eigenverantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter, sondern schlägt sich auch in Ihren Umsätzen nieder.

Ihre Top 10 Vorteile durch Web-to-Print

Unkompliziert in der Anwendung und ein verschlankender Faktor bei Workflow und der unternehmensinternen Kommunikation – das sollte die optimale Web-to-Print Lösung mit sich bringen. Doch auch darüber hinaus gibt es zahlreiche Funktionen, die Unternehmen durch die verschiedene Anwendungs- und Modifizierungsmöglichkeiten von Web-to-Print zu Ihrem eigenen Vorteil nutzen können. Doch wie sehen diese im Detail aus?

  • Klarheit und Übersicht durch zentrale Verwaltung aller gültigen Werbemittel und Drucksachen
  • Sofortige Aktualisierungsmöglichkeit aller Werbemittel und Drucksachen durch die zentrale Serversteuerung. Druckprodukte können mit sofortiger Wirkung ergänzt, geändert, abgeschaltet, individualisiert und bestellt werden
  • Enorme Kosteneinsparung bei der Herstellung individualisierter Werbemittel und Drucksachen
  • Deutliche Reduzierung der Abstimmungsprozesse und Korrekturschleifen durch die einfache Bedienung bei der Individualisierung der Drucksachen über das System
  • Wesentliche Vereinfachung der Versorgung der regional oder international verteilten Points of Sale mit Werbemitteln
  • Standortunabhängiger und zeitunabhängiger Zugriff auf die 100 % webbasierte Web-to-Print-Lösung
  • Sehr guter Imageträger für die Mitarbeiter des Verkaufs – ein Werkzeug, das wirklich was bringt
  • Definierte Freigabeworkflows ermöglichen eine systemgestützte und kontrollierte Druck von Werbemitteln
  • Entlastung Ihrer Zentrale und/oder Marketingabteilung
  • Dauerhafter Überblick über alle Aktivitäten für den Druck wie zum Beispiel Bestellungen, Freigaben, Bestände, etc.

Wesentliche Komponenten in der Übersicht

Für eine erfolgreiche Web-to-Print Lösung sollten die einzelnen Komponenten von Web to Print optimal auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten sein.

Editor
Die Layout Engine, sozusagen der Editor dient dazu, die eingespeisten Text- oder Bildinformationen in für die Wiedergabe auf einem Bildschirm oder Printerzeugnis darzustellen. Hier findet die Gestaltung der Produkte statt. Der Editor bietet verschiedene Funktionen, hier werden zum einen personalisierte Drucksachen im Web-to-Print Programm angemessen dargestellt. Gleichzeitig werden die Druckdokumente auf ihre Umsetzbarkeit überprüft. Die Gestaltung findet hierbei anhand von bereitgestellten Templates statt. Somit kann die Kommunikation für die komplette Brand einheitlich ablaufen.

Online-Shop
Der integrierte Shop für die verschiedenen Produkte des Web-to-Print ermöglicht das unkomplizierte Bestellen von Drucksachen. Dabei ist nicht nur der Aufenthaltsort der Person irrelevant, die die Bestellung aufgibt, sondern auch die Frage, ob es sich um Lagerware oder um individualisierte Artikel handelt. Gleichzeitig beinhaltete der Shop zahlreiche regulative Funktionen, wie das Dienstleistermanagement, das Freigabemanagement oder die Benutzerverwaltung.

Analyse/Controlling
Durch bedienungsfreundliche Reporting-Tools ist die Analyse der Aktivitäten im Web-to-Print System jederzeit und unkompliziert möglich. Hier können Unternehmen die Marketingaktivitäten ihrer einzelnen Partner/Niederlassungen/Filialen beobachten: Wer bestellt wann welche Werbemittel – und wer nicht? Durch die gezielte Analyse kann direkt interveniert und dort Hilfestellung und weiterer Service angeboten werden, wo diese benötigt wird. Zudem bietet es genügend Daten, um künftige Marketingausgaben für Printprodukte zu kalkulieren.

Für wen eignet sich die Technologie?

Web-to-Print stößt besonders bei dezentral organisierten Unternehmen auf große Begeisterung. Fernab der Zentrale und unabhängig von Zeitzonen lassen sich über ein Web-to-Print-System Druckprodukte er- und bestellt werden. Außendienstler können so problemlos Drucksachen wie Visitenkarten oder Aufsteller nach ihrem Bedarf anfertigen und nachbestellen. Branchen, in denen Web-to-Print den Arbeitsalltag erleichtern und bereichern kann, vielseitig:

  • Versicherungen
  • Banken
  • Franchise
  • Handel
  • Automobil
  • Reise
  • Vereine und Verbände
  • Gastronomie
  • Hotelgewerbe
  • Healthcare

Sie möchten, dass auch Ihre Partner das Marketingpotenzial Ihres Unternehmens voll ausschöpfen können, gleichzeitig Ihre Marke lokal stärker positionieren oder einfach nur Kosten und Zeit sparen?

Testen Sie noch heute das Web-to-Print-System  – wir freuen uns auf Sie.

Kosten- und Prozessoptimierung

Günstiger, schneller, einfacher – all das bieten passende Web to Print Lösungen. Durch das Zurückgreifen auf vorgefertigte Templates entfallen Korrekturschleifen zwischen Grafik und der Marketingabteilung. Prozesse werden verschlankt, Absprachen überflüssig. Dadurch können die Marketingkapazitäten effizienter eingesetzt werden. Durch automatische Übernahmen aus anderen Systemen müssen Adressdaten nicht händisch in das Web-to-Print-System eingespeist werden und könnten direkt in die Produkte übernommen werden, sodass die Fehlerquote sinkt. Außerdem überprüft die Web to Print Software die Qualität und das Design der Druckdaten, bevor diese direkt an die Druckerei vermittelt werden. Somit wird der Druck von Werbemitteln effizient und kostengünstig durchgeführt.

Beispielrechnungzur Erstellung einer Anzeige mit und ohne Web-to-Print-System:

 

AktivitätManuell (in Minuten)Automatisch (in Minuten)
Anfrage bei Marketing / Web-to-Print-System                               15                                        5
Aufbau der Anzeige                               60                                      15
Versand PDF an Auftraggeber                                 5                                        0
Korrekturen                               25                                        0
Übergabe finale Druckdokumente an Auftraggeber                                 5                                        0
Druckfreigabe durch Auftraggeber                                 5                                        5
Weiterleitung an Druckdienstleister/Kunde                                 5                                        5
Gesamt                             120                                      30
Kosten pro Anzeige (Stundensatz: 70,00 EUR)               140,00 EUR                        35,00 EUR

Was ist der Unterschied zwischen Web-to-Print und Web-to-Publish?

Web-to-Print und Web-to-Publish werden oft mit einander assoziiert. Doch worin besteht der Unterschied zwischen den Systemen? Ein Web to Publish System dient dazu, Inhalten über ein zentrales System zu publizieren. Dabei ist unerheblich, ob es sich um das Design von Druckerzeugnissen, Websites oder Apps handelt. Im Gegensatz dazu setzt Web-to-Print in das System eingespeiste Informationen ausschließlich auf Druckprodukte um. Damit ist Web-to-Print ein Teilbereich von Web-to-Publish.

Aktuelle Trends im Überblick

Web-to-Print Trends
Unabhängigkeit

Die Verantwortung zur Erstellung der einzelnen Drucksachen wird immer mehr an den Anwender übertragen. Vorlagen können gemäß des Corporate Design der Brand individualisiert werden und können unabhängig von der Marketingabteilung automatisiert über den Shop bestellt werden.

Web-to-Print Trends
Individuelle Dateiformate

Während früher der reine Druck im Vordergrund stand, bekommen heute digitale Werbeformate immer mehr an Bedeutung. So können mittels Web-to-Print-Funktionalität unterschiedlichste Dateiformate (z. B. PDF, JPG) erstellt werden.

Web-to-Print Trends
Disproportionale Skalierung

Mittels disproportionaler Skalierung kann der Anwender individuell die Größe eines Templates über das System beeinflussen. So können z. B. Anzeigen in Höhe und Breiter beliebig bearbeitet werden. Texte und Bilder werden individuell skaliert und positioniert, trotzdem wird bei allen Veränderungen das Corporate Design der Brand eingehalten.

Welche Kostenmodelle werden angeboten?

Sie möchten Web-to-Print in ihrer Brand integrieren? Dann wählen Sie ausgehend von Ihrer Kalkulation ein Kostenmodell.

Kauf
Beim Kauf eines Web-to-Print-Systems erstehen Sie alle vom Anbieter gebotenen Leistungen mit einer einmaligen Zahlung. Neben dem Web-to-Print Programm selbst sind in einem Kauf meist andere Leistungen wie ein umfassender Service, Support, Performance Checks, Schulungen der Mitarbeiter und Consulting enthalten. Der Kauf einer Web-to-Print-Lösung mag das teuerste Kostenmodell sein. Dafür bietet es Ihrer Brand aber die umfassendsten Leistungen.

Miete
Manche Anbieter ermöglichen es Kunden, die Lizenzen eines Programmes nicht zu einem hohen Preis zu kaufen, sondern zu monatlichen Zahlungen zu mieten. Dadurch bleiben die Kosten des Web-to-Print Programmes übersichtlicher und lassen sich besser kalkulieren. Allerdings kann es bei langfristigen Mietungen dazu kommen, dass die monatlichen Beiträge in ihrer Gänze den einmaligen Kaufpreis übersteigen.

Beteiligung an Bestellvolumen
Bei einer Beteiligung am Bestellvolumen kommt es zu niedrigen bis gar keinen Investitionskosten für das Web-to-Print-System. Dieses wird dem Unternehmen vom Web to Print Anbieter zur Verfügung gestellt. Im Gegenzug zahlt die Zentrale eine „Handlingpauschale“ an den Anbieter des Web-to-Print Systems, die an das Bestellvolumen gekoppelt ist. Das Unternehmen willigt also ein, den Web-to-Print Anbieter mit einem geringen Prozentsatz am Umsatz jeden Drucks zu beteiligen, der bei den Bestellungen über das System entsteht.

Wie sieht eine Software-Lösung aus?

Basierend auf Ihren unternehmenseigenen Anforderungen an Web-to-Print kann der Umfang von einem Web-to-Print-System ohne Probleme angepasst werden. Je nach Anforderungen werden die verschiedenen Elemente von Web-to-Print auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

 

Online Editor Bearbeitungsassistent Web-to-Print

Online-Editor/Bearbeitungsassistent

Das Key-Feature mit dem einfachen und sicheren Bearbeitungswerkzeug für die optimale Editierung Ihrer Dokumente. Der Schritt für Schritt Assistent begleitet Sie online durch die Personalisierung Ihrer Drucksachen und beinhaltet die Möglichkeit - Bilder, Textbausteine und Grafiken in die Vorlage einzufügen und diese gezielt zu bearbeiten. Bei all diesen Schritten müssen Sie sich keine Sorgen um das Design machen. Mit Hilfe der Vorschaufunktion, erhalten Sie bei jeder Änderung auch ein direktes Feedback.

Anbindung an Partnernetzwerk

Das Key-Feature für die optimale und zielgerichtete Kommunikation zwischen Ihren Vertriebs- und Absatzpartnern, Niederlassungen oder Filialen und den Druckdienstleistern. Über das offene Eco-System können beliebige Druckdienstleister an das Marketingportal angebunden werden und somit Bestellungen sowie Statusübermittlungen online ausgetauscht werden.

Anbindung an Partnernetzwerk durch Web-to-Print
Integrierter Freigabeworkflow im Web-to-Print

Integration von Freigabeworkflows

Das Key-Feature für die optimale Überwachung/Überprüfung Ihrer Bestellvorgänge. Der Freigabeprozess erfolgt über eine zentrale Stelle im Unternehmen und bietet damit eine absolute Durchsicht und Kontrolle. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Auftrag automatisiert an den zuständigen Druckdienstleister weitergeleitet oder bei Bedarf storniert.

Welche Geschäftsmodelle gibt es?

Die Ausgestaltung einer passenden Web-to-Print-Lösung kann sehr vielfältig ausfallen. Trotzdem lassen sich verschiedene Geschäftsmodelle basierend auf ihre Verfügbarkeit in drei Kategorien gliedern.

Lizenzbasierte (kommerzielle) Programme

Bei lizenzbasierten Web-to-Print Programmen handelt es sich um klassische Softwareanwendungen, die von Unternehmen erworben werden. Mit dem Kauf der (Einzel-)Lizenz ist es möglich, das Programm intern zu installieren. Bei einer guten Betreuung kann die Web-to-Print Software genau auf die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Allerdings können lizenzbasierte Web-to-Print-Lösungen mit hohen Kosten verbunden sein.

Open Source Programme

Da Open Source Programme nicht kommerziell vertrieben werden, sind sie zu großen Teilen kostenlos. Dadurch kann eine Open Source Web-to-Print-Lösung die günstigste Möglichkeit sein, auf die Vorteile dieser Technik zuzugreifen. Doch, um allen Mitarbeitern einen optimalen Umgang mit dem Programm gewährleisten zu können, müssen Kosten für Schulungen einkalkuliert werden. Daher bieten sich eine Open Source Web-to-Print Software vor allem dann an, wenn die Mitarbeiter ausreichende IT-Kenntnisse vorweisen und sich so selbst mit den Programmen vertraut machen können.

SaaS-Angebote

Bei sogenannten Software as Service Angeboten (SaaS) werden Cloud-Programme genutzt, die online als Web-App zur Verfügung gestellt werden. Über individuelle Benutzerkonten greifen Mitarbeiter online und standortunabhängig auf den Service eines SaaS-Angebotes zurück. Statt wie bei einer lizenzbasierten Lösung einmalig eine hohe Summe zu bezahlen, setzen SaaS-Angebote meist auf geringere monatliche Beiträge. Essenziell für die erfolgreiche Integration eines SaaS-Angebotes in den Workflow ist allerdings eine durchgängig bestehende Internetverbindung in ausgezeichneter Qualität, die das Arbeiten online ermöglicht.

Web-to-Print-Broschüre

Laden Sie sich die Broschüre herunter und erfahren Sie wie Web-to-Print bereits viele Prozesse bei anderen Unternehmen optimiert hat.

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