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Web-to-Print: Was ist das?

Mit Web-to-Print erstellen Sie mit wenigen Klicks individualisierte Werbemittel auf Basis vordefinierter Mastervorlagen.
 

Web-to-Print Darstellung Editor

Was ist Web-to-Print?

Web-to-Print bietet einen einfachen und kostengünstigen Weg zur Produktion personalisierter Drucksachen. Ortsunabhängig können Individualisierungen von Vorlagen, sogenannten Templates, vorgenommen werden. Durch die automatisierte, internetbasierte Übermittlung von Druckdaten erleichtert Web-to-Print den Druck personalisierter Werbemittel und Produkte und verschlankt Kommunikationsprozesse zwischen Ihren Vertriebs- und Absatzpartnern, Niederlassungen, Filialen und der zentralen Marketingabteilung. Außenstellen können Druckprodukte frei nach ihren Bedürfnissen anpassen und drucken lassen. Vorkenntnisse sind hierfür nicht notwendig. Gleichzeitig ist die Wahrung der Corporate Identity durch die unternehmenseigenen Templates immer gewährleistet. Ein Web-to-Print-System wird genau auf die Bedürfnisse des Kunden abgestimmt und umfasst eine Vielzahl möglicher Leistungen: Plakate, Flyer oder Visitenkarten (Geschäftsausstattung) lassen sich genauso einfach erstellen und drucken wie Aufsteller oder Verkaufsunterlagen. Die Druckdokumente werden noch im System überprüft und an die Druckerei übermittelt oder können über das Web-to-Print-System direkt heruntergeladen werden. So gelingen erfolgreiche Marketingkampagnen, die sich an den Bedürfnissen der Kunden vor Ort orientieren.

Online Editor Bearbeitungsassistent Web-to-Print

Warum ist Web-to-Print wichtig für Ihr Unternehmen?

Die Vorteile, die Web-to-Print Unternehmen bietet, sind vielfältig. Doch passt ein Web-to-Print-System wirklich zu Ihren Bedürfnissen? Wann lohnt sich Web-to-Print?

Web-to-Print ist in dem Moment für Ihr Unternehmen von Vorteil, wenn Sie ein Interesse an erfolgreichen Marketingkampagnen bzw. Marketingautomation haben, die so genau wie möglich auf Ihre Vertriebs- und Absatzpartner, Niederlassungen und Filialen zugeschnitten sind. Das kann bei einer Vielzahl von Außenstellen problematisch werden. Dank Web-to-Print können Partner allerdings basierend auf ihrem aktuellen Bedarf Drucksachen bestellen und der Zielgruppe vor Ort genau das bieten, was diese brauchen. Durch diese eigenverantwortlichen Individualisierungsmöglichkeiten der Produkte wird die zentrale Marketingabteilung entlastet und kann ihre Kapazitäten größeren Projekten zuwenden. Außerdem kommt es durch die unkomplizierte Erstellung von Drucksachen und die direkte Übermittlung der Druckdaten an die Druckerei zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen. Dadurch ist Web-to-Print nicht nur schneller und stärkt die Eigenverantwortlichkeit Ihrer Mitarbeiter, sondern schlägt sich auch in Ihren Umsätzen nieder.

Ihre Top 10 Vorteile durch Web-to-Print

Unkompliziert in der Anwendung und ein verschlankender Faktor bei Workflow und der unternehmensinternen Kommunikation – das sollte die optimale Web-to-Print-Lösung mit sich bringen. Doch auch darüber hinaus gibt es zahlreiche Vorteile, die Unternehmen durch die zahlreichen Anwendungs- und Modifizierungsmöglichkeiten von Web-to-Print ziehen können. Doch wie sehen diese im Detail aus?

  • Klarheit und Übersicht durch zentrale Verwaltung aller gültigen Werbemittel und Drucksachen
  • Sofortige Aktualisierungsmöglichkeit aller Werbemittel und Drucksachen durch die zentrale Serversteuerung. Druckprodukte können mit sofortiger Wirkung ergänzt, geändert, abgeschaltet, individualisiert und bestellt werden
  • Enorme Kosteneinsparung bei der Herstellung individualisierter Werbemittel und Drucksachen
  • Deutliche Reduzierung der Abstimmungsprozesse und Korrekturschleifen durch die einfache Bedienung bei der Individualisierung der Drucksachen über das System
  • Wesentliche Vereinfachung der Versorgung der regional oder international verteilten Points of Sale mit Werbemitteln
  • Standortunabhängiger und zeitunabhängiger Zugriff auf das 100 % webbasierte Web-to-Print-System
  • Sehr guter Imageträger für die Mitarbeiter des Verkaufs – ein Werkzeug, das wirklich was bringt
  • Definierte Freigabeworkflows ermöglichen eine systemgestützte und kontrollierte Druck von Werbemitteln
  • Entlastung Ihrer Zentrale und/oder Marketingabteilung
  • Dauerhafter Überblick über alle Aktivitäten für den Druck wie zum Beispiel Bestellungen, Freigaben, Bestände, etc.

Wesentliche Komponenten in der Übersicht

Für eine erfolgreiche Web-to-Print-Lösung sollten die einzelnen Komponenten von Web-to-Print optimal auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein.

Editor
Die Layout Engine, sozusagen der Editor dient dazu, die eingespeisten Text- oder Bildinformationen in für die Wiedergabe auf einem Bildschirm oder Printerzeugnis darzustellen. Hier findet die Gestaltung der Produkte statt. Durch den Editor werden personalisierte Drucksachen im Web-to-Print Programm angemessen dargestellt. Gleichzeitig werden die Druckdokumente auf ihre Umsetzbarkeit überprüft. Die Gestaltung findet hierbei anhand von bereitgestellten Templates statt.

Online-Shop
Der integrierte Online-Shop für die verschiedenen Produkte des Web-to-Print ermöglicht das unkomplizierte Bestellen von Drucksachen. Dabei ist nicht nur der Aufenthaltsort der Person irrelevant, die die Bestellung aufgibt, sondern auch die Frage, ob es sich um Lagerware oder um individualisierte Artikel handelt. Gleichzeitig beinhaltete das Shop-Segment zahlreiche regulative Funktionen, wie das Dienstleistermanagement, das Freigabemanagement oder die Benutzerverwaltung.

Analyse/Controlling
Durch bedienungsfreundliche Reporting-Tools ist die Analyse der Aktivitäten im Web-to-Print-System jederzeit und unkompliziert möglich. Hier können Unternehmen die Marketingaktivitäten ihrer einzelnen Partner/Niederlassungen/Filialen beobachten: Wer bestellt wann welche Werbemittel – und wer nicht? Durch die gezielte Analyse können Unternehmen intervenieren und dort Hilfestellungen anbieten, wo diese benötigt werden. Zudem bietet es genügend Daten, um künftige Marketingausgaben für Printprodukte zu kalkulieren.

Für wen eignet sich die Technologie?

Web-to-Print stößt besonders bei dezentral organisierten Unternehmen auf große Begeisterung. Fernab der Zentrale und unabhängig von Zeitzonen lassen sich über ein Web-to-Print-System Druckprodukte er- und bestellt werden. Außendienstler können so problemlos Drucksachen wie Visitenkarten oder Aufsteller nach ihrem Bedarf anfertigen und nachbestellen. Branchen, in denen Web-to-Print den Arbeitsalltag erleichtern und bereichern kann, vielseitig:

  • Versicherungen
  • Banken
  • Franchise
  • Handel
  • Automobil
  • Reise
  • Vereine und Verbände
  • Gastronomie
  • Hotelgewerbe
  • Healthcare

Sie möchten, dass auch Ihre Partner das Marketingpotenzial Ihres Unternehmens voll ausschöpfen können, gleichzeitig Ihre Marke lokal stärker positionieren oder einfach nur Kosten und Zeit sparen?

Testen Sie noch heute das Web-to-Print-System  – wir freuen uns auf Sie.

Kosten- und Prozessoptimierung

Günstiger, schneller, einfacher – all das bietet die passende Web-to-Print-Lösung. Durch das Zurückgreifen auf vorgefertigte Templates entfallen Korrekturschleifen zwischen Grafik und der Marketingabteilung. Prozesse werden verschlankt, Absprachen überflüssig. Dadurch können die Marketingkapazitäten effizienter eingesetzt werden. Durch automatische Übernahmen aus anderen Systemen müssen Adressdaten nicht händisch in das Web-to-Print-System eingespeist werden und könnten direkt in die Produkte übernommen werden, sodass die Fehlerquote sinkt. Außerdem überprüft das Web-to-Print-System die Qualität der Druckdaten, bevor diese direkt an die Druckerei vermittelt werden. Somit wird der Druck von Werbemitteln effizient und kostengünstig durchgeführt.

Beispielrechnung zur Erstellung einer Anzeige mit und ohne Web-to-Print-System:

 

AktivitätManuell (in Minuten)Automatisch (in Minuten)
Anfrage bei Marketing / Web-to-Print-System                               15                                        5
Aufbau der Anzeige                               60                                      15
Versand PDF an Auftraggeber                                 5                                        0
Korrekturen                               25                                        0
Übergabe finale Druckdokumente an Auftraggeber                                 5                                        0
Druckfreigabe durch Auftraggeber                                 5                                        5
Weiterleitung an Druckdienstleister/Kunde                                 5                                        5
Gesamt                             120                                      30
Kosten pro Anzeige (Stundensatz: 70,00 EUR)               140,00 EUR                        35,00 EUR

Was ist der Unterschied zwischen Web-to-Print und Web-to-Publish?

Web-to-Print und Web-to-Publish werden oft mit einander assoziiert. Doch worin besteht der Unterschied zwischen den Systemen? Ein Web-to-Publish System dient dazu, Inhalten über ein zentrales System zu publizieren. Dabei ist unerheblich, ob es sich um Druckerzeugnisse, Websites oder Apps handelt. Im Gegensatz dazu setzt Web-to-Print in das System eingespeiste Informationen ausschließlich auf Druckprodukte um. Damit ist Web-to-Print ein Teilbereich von Web-to-Publish.

Aktuelle Trends im Überblick

Web-to-Print Trends
Unabhängigkeit

Die Verantwortung zur Erstellung der einzelnen Drucksachen wird immer mehr an den Anwender übertragen. Vorlagen können gemäß Corporate Design individualisiert werden und können unabhängig von der Marketingabteilung automatisiert bestellt werden.

Web-to-Print Trends
Individuelle Dateiformate

Während früher der reine Druck im Vordergrund stand, bekommen heute digitale Werbeformate immer mehr an Bedeutung. So können mittels Web-to-Print-Funktionalität unterschiedlichste Dateiformate (z. B. PDF, JPG) erstellt werden.

Web-to-Print Trends
Disproportionale Skalierung

Mittels disproportionaler Skalierung kann der Anwender individuell die Größe eines Templates über das System beeinflussen. So können z. B. Anzeigen in Höhe und Breiter beliebig bearbeitet werden. Texte und Bilder werden nach Layoutregeln individuell skaliert und positioniert.

Welche Kostenmodelle werden angeboten?

Sie möchten Web-to-Print in ihrem Unternehmen integrieren? Dann wählen Sie ausgehend von Ihrer Kalkulation ein Kostenmodell.

Kauf
Beim Kauf eines Web-to-Print-Systems erstehen Sie alle vom Anbieter gebotenen Leistungen mit einer einmaligen Zahlung. Neben dem Web-to-Print Programm selbst sind in einem Kauf meist andere Leistungen wie ein umfassender Support, Performance Checks, Schulungen der Mitarbeiter und Consulting enthalten. Der Kauf einer Web-to-Print-Lösung mag das teuerste Kostenmodell sein. Dafür bietet es aber die umfassendsten Leistungen.

Miete
Manche Anbieter ermöglichen es Kunden, die Lizenzen eines Programmes nicht zu einem hohen Preis zu kaufen, sondern zu monatlichen Zahlungen zu mieten. Dadurch bleiben die Kosten des Web-to-Print Programmes übersichtlicher und lassen sich besser kalkulieren. Allerdings kann es bei langfristigen Mietungen dazu kommen, dass die monatlichen Beiträge in ihrer Gänze den einmaligen Kaufpreis übersteigen.

Beteiligung an Bestellvolumen
Bei einer Beteiligung am Bestellvolumen kommt es zu niedrigen bis gar keinen Investitionskosten für das Web-to-Print-System. Dieses wird dem Unternehmen vom Web-to-Print Anbieter zur Verfügung gestellt. Im Gegenzug zahlt das Unternehmen eine „Handlingpauschale“ an den Anbieter des Web-to-Print Systems, die an das Bestellvolumen gekoppelt ist. Das Unternehmen willigt also ein, den Web-to-Print Anbieter mit einem geringen Prozentsatz am Umsatz jeden Drucks zu beteiligen, der bei den Bestellungen über das System entsteht.

Wie sieht eine Software-Lösung aus?

Basierend auf Ihren unternehmenseigenen Anforderungen an Web-to-Print kann der Umfang von einem Web-to-Print-System ohne Probleme angepasst werden. Je nach Anforderungen werden die verschiedenen Elemente von Web-to-Print auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten.

 

Online Editor Bearbeitungsassistent Web-to-Print

Online-Editor/Bearbeitungsassistent

Das Key-Feature mit dem einfachen und sicheren Bearbeitungswerkzeug für die optimale Editierung ihrer Dokumente. Der Schritt für Schritt Assistent begleitet sie durch die Personalisierung ihrer Drucksachen und bietet die Möglichkeit - Bilder, Textbausteine und Grafiken in die Vorlage einzufügen und diese gezielt zu bearbeiten. Mit Hilfe der Vorschaufunktion, erhalten sie bei jeder Änderung auch ein direktes Feedback.

Anbindung an Partnernetzwerk

Das Key-Feature für die optimale und zielgerichtete Kommunikation zwischen ihren Vertriebs- und Absatzpartnern, Niederlassungen oder Filialen und den Druckdienstleistern. Über das offene Eco-System können beliebige Druckdienstleister an das Marketingportal angebunden werden und somit Bestellungen sowie Statusübermittlungen ausgetauscht werden.

Anbindung an Partnernetzwerk durch Web-to-Print
Integrierter Freigabeworkflow im Web-to-Print

Integration von Freigabeworkflows

Das Key-Feature für die optimale Überwachung/Überprüfung ihrer Bestellvorgänge. Der Freigabeprozess erfolgt über eine zentrale Stelle im Unternehmen und bietet damit eine absolute Durchsicht und Kontrolle. Nach erfolgreicher Prüfung wird der Auftrag automatisiert an den zuständigen Druckdienstleister weitergeleitet oder bei Bedarf storniert.

Welche Geschäftsmodelle gibt es?

Die Ausgestaltung einer passenden Web-to-Print-Lösung kann sehr vielfältig ausfallen. Trotzdem lassen sich verschiedene Geschäftsmodelle basierend auf ihre Verfügbarkeit in drei Kategorien gliedern.

Lizenzbasierte (kommerzielle) Programme

Bei lizenzbasierten Web-to-Print Programmen handelt es sich um klassische Softwareanwendungen, die von Unternehmen erworben werden. Mit dem Kauf der (Einzel-)Lizenz ist es dem Unternehmen möglich, das Programm intern zu installieren. Bei einer guten Betreuung kann das Web-to-Print Programm genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Allerdings können lizenzbasierte Web-to-Print-Lösungen mit hohen Kosten verbunden sein.

Open Source Programme

Da Open Source Programme nicht kommerziell vertrieben werden, sind sie zu großen Teilen kostenlos. Dadurch bietet eine Open Source Web-to-Print-Lösung die günstigste Möglichkeit, auf die Vorteile dieser Technik zuzugreifen. Doch um allen Mitarbeitern einen optimalen Umgang mit dem Programm gewährleisten zu können, müssen Unternehmen Kosten für Schulungen einkalkulieren. Daher bieten sich Open Source Web-to-Print Programme vor allem dann an, wenn die Mitarbeiter des Unternehmens ausreichende IT-Kenntnisse vorweisen und sich so selbst mit den Programmen vertraut machen können.

SaaS-Angebote

Bei sogenannten Software as Service Angeboten (SaaS) nutzen Unternehmen Cloud-Programme, die ihnen online als Web-App zur Verfügung gestellt werden. Über individuelle Benutzerkonten greifen Mitarbeiter standortunabhängig auf den Service eines SaaS-Angebotes zurück. Statt wie bei einer lizenzbasierten Lösung einmalig eine hohe Summe zu bezahlen, setzen SaaS-Angebote meist auf geringere monatliche Beiträge. Essentiell für die erfolgreiche Integration eines SaaS-Angebotes in den Workflow ist allerdings eine durchgängig bestehende Internetverbindung in ausgezeichneter Qualität.

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10. September 2018
von Yannik Bockius

Web-to-Print-Broschüre

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