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Digital Asset Management

Medien digital organisieren und verfügbar machen

 

 

 

Digital Asset Management Mediadatenbank

Das Organisieren von digitalen Medien mit einem Digital Asset Management

Hier ein Bild, dort ein Video und irgendwo ein Ordner mit den Präsentationen des letzten Jahres. So chaotisch, wie es teilweise auf dem eigenen Desktop zugeht, so unorganisiert sind auch manche Laufwerke von Unternehmen, die als Medienablage genutzt werden. Doch gerade im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Konzentration auf Online-Inhalte wird der Zugriff auf digitale Dateien, auch Assets genannt, immer wichtiger. Diese werden jedoch immer noch oft lokal auf einzelnen Rechnern gespeichert und müssen somit gesucht oder sogar mehrmals gekauft werden. Ein Digital Asset Management, kurz DAM, hilft Unternehmen dabei ihre Dateien und den digitalen Content zu sortieren und zentral zugreifbar zu machen.

Was ist ein Digital Asset Management?

Unter einem DAM-System kann man sich jede Form von Datenbank vorstellen, in der digitale Assets, also Mediendateien wie Grafiken, Bilder, Videos, Musik, Texte oder Präsentationen, gespeichert und organisiert werden. Dies gilt für eine einfach Bilddatenbank eines Fotografen bis hin zu einem Marketingportal für dezentrale Unternehmen. Diese Datenbanken sollen die Speicherung und die Verwaltung der Assets vereinfachen und den gesamten digitalen Content an einem zentralen Ort vereinen. Allgemein ist diese Speicherung im Bereich des Content Managements angesiedelt und wird teilweise auch als Media Asset Management (MAM) bezeichnet. Diese DAM-Systeme können rein intern im Unternehmen oder auch in Zusammenarbeit mit externen Zulieferern und Partnern sowie den Pressekontakten genutzt werden.

Digital Asset Management Überblick

Welche Funktionen bringt ein DAM mit?

Digital Asset Management Import und Export von Dateien

Import & Export Dateien

Digital Asset Management Übersicht und Auffindbarkeit

Übersicht und Auffindbarkeit

Digital Asset Management Archivierung

Archivierung

Digital Asset Management Einheitliches Corporate Design

Einheitliches Corporate Design

Digital Asset Management Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten

Digital Asset Management Integration in andere Systeme

Integration in andere Systeme

Dateien finden und organisieren

Ein Digital Asset Management kann im Unternehmen viele Arbeitsschritte erleichtern und produktiver gestalten. Der wichtigste Punkt im DAM ist es eine Plattform zu schaffen, auf der alle Assets zu finden sind. Dies geschieht, indem alle Bilder, Videos und sonstige Mediendateien hierhin importiert werden. Aus dieser Sammlung können nun an anderer Stelle, genau die Assets heruntergeladen und exportiert werden, die für den geplanten Arbeitsschritt notwendig sind. Um es zu ermöglichen, dass in kürzester Zeit das richtige Asset gefunden wird, können zusätzliche Metadaten an den Dateien hinterlegt werden, die bei der Recherche und Übersichtlichkeit unterstützen. So kann zum Beispiel nach den Eigenschaften eines Bildes gesucht und gefiltert werden. Ein weiterer Vorteil dieser zentralen Speicherung ist, dass im selben Zug auch eine Archivierung aller digitalen Assets stattfindet, somit geht nichts verloren und muss nicht mehrmals erworben werden.

Brand Management

Neben der Verwendung als Datenbank, kann ein DAM-System zusätzlich als Brand Portal verwendet werden, um auf eine einheitliche Umsetzung der Corporate Identity zu achten und allen Beteiligten die nötigen Informationen zu liefern. Zudem kann durch die automatische Generierung von Wasserzeichen und anderen Erkennungsmerkmalen auch eine Einheitlichkeit gewährleistet werden. Durch die Speicherung an einem zentralen Ort, kann in den meisten Fällen auch zeit- und ortsunabhängig auf die Dateien zugegriffen werden, was vor allem in der flexiblen Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts von großem Vorteil ist. Um die Arbeitsschritte noch weiter zu vereinfachen bieten die meisten DAM-Systeme auch die Möglichkeit, diese mit anderen Systemen zu verbinden (via Schnittstellen). So können zum Beispiel Webshops, Web-to-Print Systeme oder Marketingportale durch die Integration direkt auf die einzelnen, digitalen Assets zugreifen, die aber physikalisch noch im DAM-System liegen.

Welche Vorteile bietet ein Digital Asset Management?

  • Geordnetes Ablegen von Dateien
  • Einfaches Suchen und Finden durch Metadaten
  • Einfaches Teilen von Dateien innerhalb eines Unternehmens bzw. zwischen Partnern
  • Hohe Markenkonsistenz (Corporate Identity) in verschiedenen Projekten
  • Gemeinsames Nutzen von Dateien
  • Erhöhung der Sicherheit (weniger verlorener Content)
  • Zeitersparnis und mehr Produktivität
  • Einsparung des lokalen Speicherplatzes
  • Cloudbasierte Systeme sind von überall abrufbar
  • Verwaltung von Verbreitungs- und Urheberrechten

In welchen Bereichen wird ein DAM-System eingesetzt?

Um diese Vorteile zu nutzen und zu sehen, ob sich ein Digital Asset Management auch für das eigene Unternehmen anbietet, empfiehlt es sich die Einsatzbereiche genauer zu betrachten. An sich kann ein DAM in allen Bereichen eingesetzt werden, in denen mit digitalen Inhalten gearbeitet wird. Vor allem bietet sich das im Digital- und Online-Bereich an. Branchen die schon seit längerem solche Datenbanksysteme benutzen sind sie Musik- und Filmindustrie sowie in der Fotografie. Aber nicht nur im Medienbereich ist es wichtig die Inhalte richtig zu verwalten, auch kleinere Start-ups und große Konzerne nutzen bereits DAM, um ihre Prozesse zu vereinfachen und den Mitarbeitern eine einheitliche Anlaufstelle für digitale Assets zu ermöglichen. Hier ist es vor allem das Marketing, der Vertrieb und die PR-Abteilung, die durch das Digital Asset Management die Inhalte findet, die es für die eigene Arbeit braucht. Sie verwenden die Bilder und Inhalte meist für das Layout von Werbematerialien oder die Erstellung von Präsentationen. In der Pressearbeit und auch in der Zusammenarbeit mit Agenturen und Partnern bieten sich DAM-Systeme vor allem zum Dateiaustausch an. Alles in allem bedeutet es, dass ein Digital Asset Management für Unternehmen, die mit Bildern oder digitalem Content arbeiten, relevant ist.

Wie wähle ich das richtige System aus?

  • Überblick verschaffen: Mit potenziellen Nutzern sprechen, ob Ein System bei der täglichen Arbeit unterstützen kann
  • Funktionen identifizieren: Die wichtigsten Funktionen priorisieren und auswählen
  • Ersparnisse erkennen: Wie sehr lohnt sich das System im ROI?
  • Bezahlart des Systems festlegen: Einmaliger Erwerb oder Software as a Service?
  • Dateiorganisation untersuchen: Wie soll anhand von Metadaten (Tags) organisiert werden?
  • Nutzerzahl und Speicherplatz kalkulieren: Wie viele Nutzer und Speicherplatz werden benötigt?

Wie kann ich ein DAM-System beziehen?

Softwarekauf

Ein solches lizenzbasiertes Management System wird nach dem Kauf auf den einzelnen Rechnern oder im internen Unternehmensnetzwerk installiert. Um gegenseitig auf den Content zugreifen zu können, müssen sich die Mitarbeiten somit im gleichen Netzwerk befinden. Der anfängliche Kauf des DAM ist als einmalige, größere Investition zu sehen. Häufig müssen zusätzliche jährliche Wartungsgebühren (ca. 20 % des Kaufpreises) gezahlt werden, damit einem die neuste Softwareversion zur Verfügung gestellt wird. Nur dann kann sichergestellt werden, dass auch Fehlerbehebungen und Sicherheitslücken durch den Anbieter behoben werden.

Software-as-a-Service (SaaS)

Bei SaaS-Systemen handelt es sich um ein Cloudhosting, bei dem das System nicht auf den Rechnern, sondern online über eine Web-App verfügbar gemacht wird. Dies hat den Vorteil, dass Mitarbeiter von jedem Standort auf die Bilder, Videos, Präsentationen und Inhalte zugreifen können. Sie benötigen lediglich eine bestehende Internetverbindung. Jedoch ist der Bezug anhand eines Cloudsystems mit monatlichen Mietkosten verbunden. Anhand dieses Abonnements der Software werden Nutzer jedoch mit Neuerungen und Updates versorgt.